Sekretäre/-innen führen häufig administrative und Bürotätigkeiten aus. Als Sekretär/in ist man ebenfalls dafür zuständig den Arbeitsablauf zu betreuen und optimieren. Sie unterstützen das Personal und die Führungsebene in dem sie Termine und Informationen im Auge behalten. Sie sind der Kontaktpunkt für Anfragen und andere Angelegenheiten. Sekretäre/innen sind essentiell für Unternehmen. Ihre Verantwortungen beinhalten den Bericht an das Führungspersonal, die Abholung und Verteilung von Dokumenten, sowie die Terminübersicht. Sekretäre/-innen finden sich in staatlichen Büros, Bildungsinstituten oder in Unternehmen, Kanzleien oder Praxen und Krankenhäusern. Sie sind dafür zuständig Telefonanrufe entgegen zu nehmen und falls nötig weiterzuleiten und sie überprüfen regelmäßig Bürobestände und machen dementsprechende Bestellungen.
Wie ist das Gehalt als Sekretär/-in in Deutschland?
Das Gehalt liegt Deutschlandweit durchschnittlich zwischen 2.700-,€ und 3.800-,€ Brutto pro Monat bei einer 40 Arbeitsstunden-Woche und variiert abhängig von Berufserfahrung, Ausbildungsgrad, Betriebsgröße und Bundesland. Am besten bezahlt werden Sekretär/-innen in Hamburg, Hessen und Barden-Württemberg und am wenigsten Gehalt bekommt dieses Berufsfeld in Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Thüringen und Brandenburg.
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Der Weg zum/-r Sekretär/-in: Die Ausbildung
Um als Sekretär/-in zu arbeiten ist es nötig Berufserfahrung und eine bestimmte Vertrautheit mit der Organisierung und den Optimierungsmethoden des Arbeitsplatzes zu haben. Ein/-e Sekretär/in sollte in der Lage sein mehrere Dinge gleichzeitig zu tun und sollte zeitlich organisiert sein. Sie sollten über exzellente schriftliche sowie mündliche Kommunikationspraktiken beherrschen um mit Klienten zu interagieren und Termine zu machen. Ein/-e Sekretär/-in zeugt stets von Integrität und Professionalität und sollte zudem die Nutzung von Microsoft Office Diensten beherrschen.
Benötigte Kenntnisse und Fähigkeiten
Um Sekretär/in zu werden sollte man mindestens über einen Hochschulabschluss verfügen. Obwohl ein Fachabitur oder Berufsschulreife nicht erforderlich für eine Anstellung in den meisten Büros ist, ist ein solches Zeugnis jedoch für eine Position in Kanzleien und Praxen essentiell. Üblicherweise erfährt man als Sekretär/-in eine Schulung vor Ort, um sich mit den Büroräumen und Arbeitsabläufen bekannt zu machen. Daher muss ein/-e Sekretär/-in im Umgang mit Dokumenten, Tabellen und dem Büronetzwerk geübt sein.
Arbeitsumfeld
Alles in Allem arbeiten Sekretäre/-innen in nahezu jeder Branche. Viele arbeiten an Schulen, in Krankenhäusern, für die Regierung oder in Kanzleien und Praxen. Manche arbeiten in Vollzeit und Andere halbtags. Alles was sie dazu benötigen ist ein Schreibtisch oder Arbeitsplatz an dem sie Telefonate entgegen nehmen können und einen Computer an dem sie Daten verwalten und Arbeitspensum aufteilen können.